Hybride evenement: hoe combineer je een fysiek evenement met online kijkers?

In het verleden waren we gewend om naar bedrijfsevenementen toe te gaan. Toen de pandemie opkwam, werd alles een online evenement. En nu zitten we in een tussenfase waar we graag mensen in het echt weer zien, maar het gemak van een online evenement niet los willen laten. Daar kwam het hybride evenement.

Wat is een hybride evenement?
Een hybride evenement is een evenement dat zowel een fysieke als een online component heeft. Het combineert de voordelen van een fysiek evenement (zoals persoonlijke interactie en netwerken) met de voordelen van een online evenement (zoals toegang vanaf afstand en kostenbesparing).

Bij een hybride evenement is er een fysieke locatie waar een live publiek aanwezig is, terwijl er ook een online publiek is dat het evenement kan bijwonen via streaming- of video technologie. Het online publiek kan de presentaties en sessies volgen, vragen stellen en zelfs interactief deelnemen aan de discussies.

Hybride evenementen zijn ideaal voor organisatoren die een groter publiek willen bereiken en tegelijkertijd de mogelijkheid willen bieden voor persoonlijke interactie. Het biedt organisatoren de flexibiliteit om hun evenementen op verschillende manieren te organiseren en zo aan de behoeften van hun publiek te voldoen.

Waar moet je van tevoren goed over nadenken als je je evenement hybride wilt maken?
Als je een sterk evenement wilt neerzetten dat zowel fysiek als online te volgen is, is het belangrijk dat je goed nadenkt over het hybride aspect. Je dient namelijk twee programma’s te maken; een online programma en een fysiek programma. Deze kunnen overlappen, maar er zijn een aantal zaken die verschillen.

• Veel evenementen maken gebruik van een plenaire sessie en deelsessies. Deze worden vaak in andere ruimtes geboden en daarom moet je dus voor een fysiek evenement rekening houden met verplaatsingen van mensen. Hier dien je voldoende tijd voor te maken in het programma. Online ben je veel sneller en willen de kijkers niet telkens een kwartier wachten, voordat een verplaatsing voldaan is. Want hoe meer pauzes er online zitten, hoe meer kansen er zijn dat je de kijkers kwijt raakt. Ze worden bijvoorbeeld afgeleid door werkmails, social media of andere zaken. En eenmaal weg is het lastig om deelnemers weer terug te krijgen. Het is daarom verstandig om niet te veel onnodige pauzes toe te voegen voor de virtuele kijkers. Dat gezegd hebbende, er moet natuurlijk wel ruimte zijn voor het halen van drinken, eten of een toiletbezoekje.
• Zorg voor exclusiviteit bij beide programma’s, waarbij er voordelen zijn voor het volgen op locatie en voordelen voor het volgen online. Dan hebben de deelnemers het vertrouwen dat beide opties even belangrijk zijn en er niet een ‘mindere’ optie is. Ons advies zou zijn om een plenair programma te hebben dat hetzelfde is voor de online kijkers en de fysieke kijkers, maar om deelsessies te hebben die exclusief zijn voor de optie die je gekozen hebt. Een online sessie via Zoom is bijvoorbeeld een fijne manier om de kijkers te betrekken in een deelsessie.
• Interactiviteit is erg belangrijk zowel op locaties als online. Deelnemers willen niet alleen maar luisteren, maar ook hun vragen kunnen stellen of meningen kunnen delen. Zorg dus dat je deze optie aanbiedt voor alle kijkers. Neem er tijd voor in de planning om fysieke vragen te beantwoorden en zorg dat je online een chat hebt voor de virtuele deelnemers. Je kan een moderator toewijzen die de vragen online kan stellen aan de sprekers.
  

Wat zijn de voordelen van hybride evenementen?
Er zijn veel voordelen van een hybride evenement. Het voornaamste voordeel is dat je deelnemers de mogelijkheid geeft om deel te nemen op twee manieren. Je laat hiermee zien dat je als organisatie erg flexibel bent en goed meedenkt.

• Een hybride evenement is toegankelijk voor iedereen. Personen die liever niet reizen of minder gemakkelijk reizen kunnen deelnemen aan de virtuele optie, terwijl personen die moeite hebben met concentreren op de computer juist fysiek welkom zijn.
• Sommige evenementenlocaties kunnen maar een beperkt aantal personen aan en door een online optie aan te bieden, ben je daarin dus minder beperkt. Door online te streamen zijn de mogelijkheden eindeloos, en kun je dus bijna een onbeperkt groot publiek bereiken, maar hiervoor zijn wel kosten verbonden.
• Een fysiek evenement kost over het algemeen meer tijd dan een online evenement vanwege verschillende factoren. Een fysiek evenement kost over het algemeen meer tijd dan een online evenement vanwege factoren zoals locatie, opbouw en afbouw, reistijd, logistiek en herhaalbaarheid.
• Een fysiek evenement kost de kijker/bezoeker meestal meer tijd vanwege de noodzaak om naar de locatie te reizen en extra tijd die nodig is voor parkeren, inchecken en navigatie. Bij een online evenement kan de kijker/bezoeker het evenement vanaf hun eigen locatie bijwonen, en kan het evenement worden opgenomen voor later bekijken, waardoor meer flexibiliteit ontstaat in de planning.
• Reisbewegingen beperken is natuurlijk ook goed voor de wereld.
• Doordat je een online versie aanbiedt, heb je ook een registratie van het evenement. Deze beelden zou je kunnen gebruiken voor verschillende doeleinden; het aanbieden van het terugkijken van het evenement, het knippen van promotiebeelden voor een eventuele volgende editie en het opslaan en archiveren van de beelden voor intern of extern gebruik. 

Al met al zijn er veel voordelen voor het combineren van een fysiek en online evenement, maar natuurlijk zijn er ook een aantal uitdagingen.

De uitdagingen van een hybride evenement.

• Je zal twee programma’s moeten maken, dit kan uitdagend zijn voor de organisatie. Hier zal extra tijd in zitten en je moet ook goed nadenken hoe je de twee doelgroepen ook samen kan brengen voor de interactie bijvoorbeeld.
• Om zowel een fysieke als een virtuele programma te hebben, betekent het dat je hogere kosten maakt om beide te faciliteren. Je dient zowel alles op locatie in orde te hebben, maar ook online.
• Voor de organisatie kan het lastig zijn om beide evenementen prioriteit te geven, maar het is belangrijk dat fysiek net zo belangrijk is als online.
• Het is een andere manier van netwerken en het kan lastig zijn om de deelnemers zowel fysiek als online te betrekken. Op locatie kan je bijvoorbeeld achteraf een borrel inplannen of gedurende de dag een lunch. Online is dit wat ingewikkelder, dus denk hier dus goed over na van tevoren dat beide evenementen de juiste ervaring bieden..
• Daarnaast zal je ook met meer mensen moeten werken aan het evenement, wat meer planningstijd en kosten met zich mee zou brengen. Je zal naast de evenementencrew op locatie ook te maken hebben met een camera en regie crew en alle benodigde personeel voor het verzorgen van de livestream.

Een alternatief voor een hybride evenement
Het opzetten van een hybride evenement is niet in alle gevallen haalbaar en/of betaalbaar. Daarom zou je ook ervoor kunnen kiezen om een evenementenregistratie aan te bieden. Een evenementenregistratie is zoals het klinkt: het registreren van je evenement. De registratie kan direct doorgestuurd worden in de vorm van een livestream of opgenomen worden om later terug te kijken. Het voordeel van een registratie is dat je voor relatief weinig kosten wel een hoogwaardige livestream kan aanbieden aan de online deelnemers. Het verschil tussen een online evenement en een registratie is dat voor een registratie de deelnemers alleen mee kunnen kijken, er wordt gezonden naar ze. Ze kunnen geen actieve deelname aan het evenement door middel van polls, chats, vragen etc. De online deelnemers hebben dan ook niet hun eigen programma, maar kijken mee met wat er fysiek gebeurt. Voor het opnemen of delen van een livestream kan je in de meeste gevallen met een kleine crew al ver komen.

Wil jij graag jouw evenement omzetten naar een hybride evenement en heb je hier hulp bij nodig? Of twijfel je of een evenementenregistratie beter zou passen bij jouw evenement? Neem contact met ons op en laten we er samen over sparren. 

Ik ben Hannah Syrett, projectmanager bij PPCRN. Ik houd me bezig met personen, plannen en projecten. Online en hybride evenementen zijn klussen waar ik energie van krijg! En tijdens zulke dagen ben ik in control!